DISTRIBUCIÓN DE OFICINA

FORMAS DE DISTRIBUCION DE UNA OFICINA

Según la distribución  que se de al sitio de trabajo se conocen diferentes clases de oficinas así:

1.    INDIVIDUAL O DE COLMENA

En esta forma de distribución cada uno de los funcionarios tiene su propia oficina

VENTAJAS:

_ Se tiene en cuenta a cada una de las personas, dotándolas de una oficina propia con espacio disponible para desarrollar sus labores.

DESVENTAJAS:

_ No estimula las relaciones humanas  entre los funcionarios

_ se pierde espacio

_ Los procedimientos laborales se alargan

_ Evita el compartir la vida laboral

_ Aumenta los costos

2. FUNCIONAL  O EN FORMA DE U:

En esta forma de distribución se ubican unos  frente a otros  y son vigilados por el jefe.

VENTAJAS:

-          Acorta el flujo de comunicación

-          Ayuda  a las buenas relaciones humanas

-          Estimula la cooperación en el trabajo

-          El trabajo es rentable

DESVENTAJAS:

-          Se pierde espacio

-          Aumenta los Costos

3. ESCOLAR:

Los escritorios se ubican de frente al escritorio ocupado por el jefe

VENTAJAS:

-          Acorta los procesos de  Operación

-          Se aprovecha en alto grado el espacio disponible

-          Se estimula las relaciones humanas.

DESVENTAJAS:

-          El Funcionamiento se siente cohibido por la     constante  vigilancia del jefe

-          Afecta la individualidad de la persona

4. DE PLANO:

Se utiliza en grandes áreas y  donde es necesario ubicar una gran cantidad de escritorios

VENTAJAS:

  -    Se aprovecha bien el  espacio disponible

-          Acorta los procesos operacionales

-          Estimula las relaciones humanas

-          Fomenta la libertad de acción

-          Estimula la responsabilidad en el trabajo carente de vigilancia

DESVENTAJAS.

-          El jefe no tiene Oficina y para algunos asuntos es necesario la privacidad.

3.    EN FORMA DE L O DE T:

En esta forma los escritorios se ubican uno al lado de otro pero en sentido contrario.

VENTAJAS:

-          Se aprovecha al máximo el espacio disponible

-          Acorta los procesos de operación

-          Se ahorra muebles y equipos ya que se pueden utilizar en común ( para dos funcionarios)

-          Favorece las relaciones Humanas

-          Estimula la cooperación en el trabajo

SECRETARIA

SECRETARIA O SECRETARIO

Se considera profesión aquella capacidad que adquiere una persona para desempeñarse en cualquiera de las ramas del saber humano.

La profesión de Secretaria(o)   otorga a quien la ejerce cabalmente, la facultad de convertirse en verdadera piedra angular de la Empresa.                    

Esta profesión permite al secretario(a) el desarrollo de sus propias cualidades y la adquisición de nuevos valores,  constituyéndose en un elemento necesario para la Empresa y la Sociedad en general.

Cuando las Empresas son pequeñas el secretario debe cumplir una diversidad de funciones como: Mecanógrafo, Archivista, auxiliar de Contabilidad, recepcionista etc. Por lo tanto debe poseer una educación correspondiente a las obligaciones que su cargo impone, educación que podemos clasificar en tres niveles:

·           BASICO: Mecanografía, Ortografía y Redacción

·           INTELECTUAL: Conocimiento sobre actividades relativas a su profesión: Archivo, Contabilidad, Matemáticas, correspondencia etc.

·           VALORES HUMANOS,  Desarrollo de la Personalidad y Relaciones Humanas

Además de los conocimientos requeridos por una Empresa para darle empleo a una secretaria las grandes compañías al elegir  el personal lo hacen teniendo en cuenta ciertas virtudes como:

                                                                                                                                 

APARIENCIA FÍSICA: Vestimenta apropiada, maquillaje discreto y natural, un cabello bien arreglado, una postura correcta, una dicción clara y pausada.

REPONSABILIDAD: Implica cumplir con las normas establecidas por la compañía, llegar a la hora señalada, no faltar innecesariamente al trabajo, no perder el tiempo en conversaciones innecesarias o personales y cumplir a cabalidad las labores asignadas

DISCRECIÓN: La palabra secretaria viene del  Latín Secretum que significa secreto. Desde sus puestos de confianza están en contacto con informaciones confidenciales que no deben revelar bajo ningún punto de vista.

COOPERACIÓN: La base del funcionamiento empresarial es el trabajo en equipo. Una secretaria nunca debe tener una actitud negativa; tampoco debe limitarse que le han asignado, sino, que debe cooperar  con los demás compañeros y departamentos de acuerdo a las necesidades de cada uno.

ORDEN: La organización correcta del área de trabajo, evitará perdidas de tiempo en localizar papeles y materiales necesarios. No hay nada  que impresione más negativamente a un jefe que pedir algo a su asistente, y que ésta no lo pueda  encontrar,

INICIATIVA: La secretaria perfecta se anticipa a las necesidades de su jefe. La iniciativa de una buena secretaria puede aliviar el trabajo de los ejecutivos.

CAPACIDAD DE TRABAJO SIMULTANEO: Una buena secretaria debe desarrollar la capacidad de realizar diversos trabajos simultáneamente y de aceptar  las interrupciones constantes sin inmutarse y siempre con la mejor de las sonrisas. La flexibilidad, la lealtad, la honestidad y su carácter alegre son cualidades que complementan la imagen de la secretaria perfecta.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA O SECRETARIO

©      Recepción de llamadas telefónica

©      Tramitación y recogida de documento

©       Atención a los clientes

©       Coordinación de cobros y pagos

CONTABILIDAD

CONTADORES Y AUXILIARES DE CONTABILIDAD

La sección de Contabilidad es una de las Oficinas más delicadas de toda Empresa ya que es donde se organiza la parte Financiera o económica que es la que en sí, le da vida y Razón de ser a la Empresa, cualquiera que sea su objeto.  El número de personas capacitadas para  esta actividad  depende del tamaño de la empresa. Generalmente existe un jefe de contabilidad o contador quien debe ser una persona íntegra en el cumplimiento de sus deberes y su preocupación permanente debe ser el control del mecanismo interno dela Oficina y el correcto funcionamiento de las secciones auxiliares como:  Caja, Créditos,  pagaduría entre otros. Además  el jefe de contabilidad, persona clave en toda Empresa

Principales Condiciones:

 

* Conocimientos técnicos de la Ciencia contable

*  Capacidad Directiva como jefe de una Dependencia

*  Capacidad de control en las labores propias de su Cargo

El Cargo de Contador y Auxiliar de Contabilidad Exige:

*  Destreza en la Operación e Máquina de Oficina.

*  Destreza en el diligenciamiento de comprobantes y Documentos contables.

*  Conocimientos de Contabilidad

*  Conocimientos de Matemática Financiera

*  Conocimientos e Técnicas de Oficina

OFICINISTA DE ARCHIVO

En toda oficina se requiere de una Organización, siempre hay documentación, comprobantes, correspondencia que archivar. Sin embargo este cargo es propio de las Empresas grandes donde existe una oficina dedicada a esta actividad, como: Hospitales,  Colegios, Industrias, Oficinas contables con un gran número de Documentos para archivar.

La Función básica del Oficinista de Archivo es la Organización de todos los documentos, de acuerdo al sistema que requiere el objeto de la Empresa. Para desempeñar este cargo se prefiere al personal egresado de una escuela o Colegio Comercial, Academias e Comercio o haber aprobado un curso de Archivo.

Principales Condiciones:

* Conocimientos bien cimentados de Técnicas de Oficina

*  Manejo de Máquina de Oficina

*  Dominio de los Métodos de archivo

* Conocimiento de las Diferentes áreas comerciales

FUNCIONES DEL OFICINISTA DE ARCHIVO

©      Mecanografía diariamente documentos tales como: informes,  notas, circulares y otras.

©      Recibe el documento para ser mecanografiado.

©      Transcribe el documento según instrucciones.

©      Recibe, clasifica y distribuye diariamente correspondencia recibida o emitida en la unidad.

©       Recibe la correspondencia, anotando fecha y hora.

©       Clasifica la correspondencia según tipo y unidad a la cual  va destinado y las anota en el libro de control.

©      Envía o distribuye la correspondencia.

OPERADOR DE COMPUTADORAS

El impacto de la tecnología  con la aplicación de los computadores en la empresa ha hecho necesario el surgimiento de otras disciplinas del conocimiento; así mismo la demanda de personal especializado en estas áreas.

Para el manejo de este equipo se requiere de Ingenieros de Sistemas, Técnicos en ciencias e la Computación, Técnicos de programación, Personas que hayan aprobado cursos de informática.

 FUNCIONES DEL  OPERADOR DE COMPUTADORAS:

©      Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo que se utiliza en el proceso de datos, mantienen y vigilan las bitácoras e informes de la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos y colocan las formas continuas para la impresión.

©       También documentan las actividades diarias, los suministros empleados y cualquier condición anormal que se presente.

©      El papel de los operadores es muy importante debido a la gran responsabilidad de operar la unidad central de proceso y el equipo periférico asociado en el centro de cómputo.

©       Un operador de computadoras requiere de conocimientos técnicos para los que existen programas de dos años de capacitación teórica, pero la práctica y la experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar el puesto.

MECANOGRAFO

MECANÓGRAFO

 Reciben también el nombre de Dactilógrafos, es el empleo más común y necesario en toda Empresa por esta razón existe en el campo laboral una gran cantidad de personas  en esta tarea. La importancia de este cargo en toda oficina es de carácter  Comercial o Privado. La mecanografía es ahora  una asignatura que se orienta en la mayoría de los colegios, principalmente y con carácter obligatorio en el área comercial. Existen  las academias  de Comercio e Instituciones donde se dictan cursos de manejo, dominio y velocidad mecanográfica.

Un mecanógrafo para desempeñarse como tal debe cumplir algunos requisitos como:

·           Rapidez en el manejo de la máquina

·           Dominio del Idioma

·           Manejo correcto de aspectos como: gramática, puntuación, Ortografía, vocabulario.

·           Manejo de las diferentes máquinas de Oficina

FUNCIONES DEL MECANÓGRAFO:

* La preparación del material a pasar a máquina, así como su introducción en el ordenador o pasado a papel. 

* debe revisar el resultado de su trabajo y corregir los posibles errores consultando al redactor si es preciso

* tienen que escribir al dictado de otra persona en directo, o bien escuchando su voz grabada en un reproductor. 

* Entre el material que habitualmente mecanografía y revisa se encuentran cuadros estadísticos, correspondencia, etiquetas, formularios y todo tipo de informes profesionales.

* También puede requerírse la corrección de informes existentes sobre un soporte físico o desde el propio ordenador.

RECEPCIONISTA

La Recepción es la función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo de enlace entre éste y los funcionarios de la empresa.

Es una tarea muy interesante, en ocasiones difícil. Esta ocupación existe en casi todas las oficinas, sin embargo, las mayores posibilidades se encuentran en las oficinas de profesionales. Médicos, Abogados, Odontólogos, entre otros.

Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son:

·           Los Modales y la Cortesía

·           Dominio Oral y escrito del Idioma

·           Dominio de la Mecanografía

·           Discreción y Buen Criterio

·           Manejo e Conmutador o Central telefónica

·           Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses

·           Paciencia en el trato con personas difíciles ( Tolerancia )

·           Apropiada atención telefónica

TECNICAS DE OFICINA

Son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.

IMPORTANCIA:

1) Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematizacion  de toda la información dela empresa

2) Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas

3) Agilizan el curso delas transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su público.

APLICACIONES DE LAS TECNICAS DE OFICINA

Las TÉCNICAS DE OFICINA  se aplican en todas y cada uno  de los cargos de una Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la Naturaleza de sus actividades se considera tres factores esenciales que son:

·           EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO

·           EQUIPO MATERIAL O ELEMENTOS DE TRABAJO

·           EQUIPO MECANICO O ELEMENTOS DE OFICINA