SECRETARIA

SECRETARIA O SECRETARIO

Se considera profesión aquella capacidad que adquiere una persona para desempeñarse en cualquiera de las ramas del saber humano.

La profesión de Secretaria(o)   otorga a quien la ejerce cabalmente, la facultad de convertirse en verdadera piedra angular de la Empresa.                    

Esta profesión permite al secretario(a) el desarrollo de sus propias cualidades y la adquisición de nuevos valores,  constituyéndose en un elemento necesario para la Empresa y la Sociedad en general.

Cuando las Empresas son pequeñas el secretario debe cumplir una diversidad de funciones como: Mecanógrafo, Archivista, auxiliar de Contabilidad, recepcionista etc. Por lo tanto debe poseer una educación correspondiente a las obligaciones que su cargo impone, educación que podemos clasificar en tres niveles:

·           BASICO: Mecanografía, Ortografía y Redacción

·           INTELECTUAL: Conocimiento sobre actividades relativas a su profesión: Archivo, Contabilidad, Matemáticas, correspondencia etc.

·           VALORES HUMANOS,  Desarrollo de la Personalidad y Relaciones Humanas

Además de los conocimientos requeridos por una Empresa para darle empleo a una secretaria las grandes compañías al elegir  el personal lo hacen teniendo en cuenta ciertas virtudes como:

                                                                                                                                 

APARIENCIA FÍSICA: Vestimenta apropiada, maquillaje discreto y natural, un cabello bien arreglado, una postura correcta, una dicción clara y pausada.

REPONSABILIDAD: Implica cumplir con las normas establecidas por la compañía, llegar a la hora señalada, no faltar innecesariamente al trabajo, no perder el tiempo en conversaciones innecesarias o personales y cumplir a cabalidad las labores asignadas

DISCRECIÓN: La palabra secretaria viene del  Latín Secretum que significa secreto. Desde sus puestos de confianza están en contacto con informaciones confidenciales que no deben revelar bajo ningún punto de vista.

COOPERACIÓN: La base del funcionamiento empresarial es el trabajo en equipo. Una secretaria nunca debe tener una actitud negativa; tampoco debe limitarse que le han asignado, sino, que debe cooperar  con los demás compañeros y departamentos de acuerdo a las necesidades de cada uno.

ORDEN: La organización correcta del área de trabajo, evitará perdidas de tiempo en localizar papeles y materiales necesarios. No hay nada  que impresione más negativamente a un jefe que pedir algo a su asistente, y que ésta no lo pueda  encontrar,

INICIATIVA: La secretaria perfecta se anticipa a las necesidades de su jefe. La iniciativa de una buena secretaria puede aliviar el trabajo de los ejecutivos.

CAPACIDAD DE TRABAJO SIMULTANEO: Una buena secretaria debe desarrollar la capacidad de realizar diversos trabajos simultáneamente y de aceptar  las interrupciones constantes sin inmutarse y siempre con la mejor de las sonrisas. La flexibilidad, la lealtad, la honestidad y su carácter alegre son cualidades que complementan la imagen de la secretaria perfecta.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA O SECRETARIO

©      Recepción de llamadas telefónica

©      Tramitación y recogida de documento

©       Atención a los clientes

©       Coordinación de cobros y pagos